Instagram mesajlarını kaçırmamak için güne iki planlı kontrolle başlayın: ilkinde yeni konuşmaları ve sizde bekleyen işleri ayırın, sonuncusunda verdiğiniz dönüş sözlerini kapatın. “Mesajı açtım” ile “Soruyu cevapladım” aynı durum değildir. Takip kaydınızda, sonraki işi kimin yapacağı görünmeli.
Sabah-akşam düzeni tek kişilik işletme için başlangıç örneğidir. Kendi çalışma saatlerinize göre zamanı değiştirin. Her an çevrim içi olma sözü vermek yerine, duyurduğunuz cevap aralığını gerçekten karşılayın.
İlk kontrolde gelen kutusunu üçe ayırın
- Şimdi yanıtlanacak: Fiyat, ölçü veya mevcut bilgiyle cevaplanan soru.
- Sizde işlem bekleyen: Stok sayımı, ölçü kontrolü, randevu uygunluğu veya başka bir doğrulama.
- Karşı taraftan bilgi beklenen: Doğru cevap için sorulmuş ölçü, tarih veya seçenek.
İkinci gruptaki konuşmayı açıp kapatmakla iş bitmez. Ne kontrol edeceğinizi ve ne zaman döneceğinizi not edin. Üçüncü grupta ise kişi cevap verene kadar aynı soruyu tekrar tekrar göndermeyin.
Mesaj istekleri bölümünü de kontrol edin. Instagram, bazı kişilerin mesajlarını ayarınıza göre istek klasörüne yönlendirir; isteğin sohbet listesine geçmesi için kabul edilmesi gerekir. İstek kabul ederken ilgisiz bağlantıları açmayın ve işlem gerektirmeyen mesajları müşteri kaydına eklemeyin.
Takip kaydı için gereken alanları kullanın
Kayıt bir not dosyası veya basit tablo olabilir. Aşağıdaki satırlar temsilidir; gerçek müşteri bilgisi içermez.
| Konuşma kaydı | Bekleyen iş | Durum | Sorumlu | Dönüş zamanı |
|---|---|---|---|---|
| Görüşme A | Çantanın askı ölçüsünü kontrol et | Bizde kontrol bekliyor | [İlgili kişi] | [Verilen sözün zamanı] |
| Görüşme B | Tercih edilen günü öğren | Karşı taraftan bilgi bekleniyor | [Konuşmayı takip eden] | [Gerekiyorsa kontrol tarihi] |
| Görüşme C | Güncel stok yanıtını gönder | Cevap gönderilecek | [İlgili kişi] | [Planlanan zaman] |
Gerçek tabloda konuşmaya geri dönmenizi sağlayacak kadar tanımlayıcı bilgi kullanın. Telefon, açık adres veya özel mesajın tamamını gereksiz yere kopyalamayın. Dosyayı yalnız yanıt vermesi gereken kişilerle paylaşın; müşteri konuşmalarını herkese açık bir plan tahtasında tutmayın.
Günün son kontrolünde açık işleri tamamlayın
Önce o gün için dönüş sözü verilen satırlara bakın. Kontrol tamamlandıysa sonucu ilgili konuşmaya yazın. Tamamlanmadıysa sessizce ertesi güne bırakmak yerine durumu açıklayın:
“[Kontrol edilen konu] için henüz net bilgiye ulaşamadım. Size [gerçekçi yeni zaman] içinde tekrar döneceğim. Şu an kesinmiş gibi yanlış bilgi vermek istemiyorum.”
Yeni zaman veremiyorsanız uydurmayın; hangi bilgi bekleniyor, onu söyleyin. Yanıt gönderilince kaydı “tamamlandı” yapın. Müşteriden yeni bir soru geldiyse aynı konuşmayı tekrar açık işe çevirin.
Tekrarlanan soruyu bir kez iyi yazın
Her akşam aynı teslimat veya beden açıklamasını yazıyorsanız, güncel bilgileri içeren bir hazır metin oluşturun. Beden, stok, teslimat ve randevu şablonları bu iş için başlangıç sağlar. Göndermeden önce ürünün ve koşulların o konuşmaya uyduğunu kontrol edin.
Takip düzeniniz olduğu halde yeni mesajlardan haberiniz olmuyorsa konu farklıdır. Instagram bildirim ayarlarını kontrol edin. Bildirimin gelmesi, sorunun cevaplandığı anlamına gelmediği için takip tablosunu yine kullanın.